Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit bei Event-Personal: die Regeln und wie Sie sie einplanen

Die Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes

Das Arbeitszeitgesetz gilt für nahezu alle Arbeitnehmer (Ausnahmen u. a. für leitende Angestellte, § 18 ArbZG), auch für Aushilfen, Minijobber und Leiharbeitnehmer. Es gilt nicht für echte Selbstständige; wer Freelancer wie Angestellte einsetzt, riskiert allerdings, dass sie als Arbeitnehmer eingestuft werden.

Werktage sind Montag bis Samstag. Daraus ergibt sich die oft genannte Grenze von 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt, in einzelnen Wochen bis zu 60 Stunden, wenn der Ausgleich gelingt. Für Jugendliche gelten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz deutlich strengere Grenzen.

Typische Konflikte bei Auf- und Abbau

Der lange Aufbautag

Laden ab 6 Uhr, Fahrt, Aufbau bis 18 Uhr: Das sind zwölf Stunden Anwesenheit. Abzüglich einer Stunde Pause bleiben elf Stunden Arbeitszeit, also eine Stunde über der Höchstgrenze. Häufig wird nur der Aufbau als Arbeitszeit gezählt; das Laden im Lager und das Fahren gehören aber dazu.

Nachtabbau und Frühaufbau

Die Show endet um 23 Uhr, der Abbau dauert bis 2 Uhr. Wer am nächsten Morgen um 8 Uhr wieder beim nächsten Kunden laden soll, hat nur sechs Stunden Ruhe. Frühester zulässiger Beginn wäre 13 Uhr. Kurzfristige Verschiebungen am Abend verschieben also den gesamten nächsten Tag.

Mehrtagesevents und Festivals

Bei mehrtägigen Veranstaltungen summieren sich lange Tage. Zehn Stunden an sechs Tagen sind 60 Stunden; das ist nur zulässig, wenn innerhalb des Ausgleichszeitraums (davor oder danach) entsprechend weniger gearbeitet wird. Wer in der Saison Woche für Woche an der Grenze plant, schafft den Ausgleich im Sechsmonatszeitraum oft nicht mehr.

Aushilfen mit mehreren Jobs

Arbeitet eine Aushilfe tagsüber bei einem anderen Arbeitgeber, zählen diese Stunden mit. Ruhezeit und Höchstarbeitszeit gelten über alle Arbeitsverhältnisse hinweg. Fragen Sie bei Einstellung nach weiteren Beschäftigungen und dokumentieren Sie die Antwort.

Sonn- und Feiertagsarbeit bei Veranstaltungen

§ 10 Abs. 1 ArbZG erlaubt die Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen unter anderem bei Musikaufführungen, Theatervorstellungen, Filmvorführungen, Schaustellungen, Darbietungen und ähnlichen Veranstaltungen (Nr. 5) sowie bei Messen, Ausstellungen und Märkten im Sinne der Gewerbeordnung und bei Volksfesten (Nr. 9). Voraussetzung ist jeweils, dass die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können.

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG).
• Für Arbeit an einem Sonntag ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für Arbeit an einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).
• Der Ersatzruhetag ist unmittelbar in Verbindung mit einer Ruhezeit nach § 5 zu gewähren, soweit technische oder arbeitsorganisatorische Gründe nicht entgegenstehen (§ 11 Abs. 4 ArbZG).
• Auch an Sonn- und Feiertagen gelten Höchstarbeitszeit und Ruhezeit (§ 11 Abs. 2 ArbZG).

Ob der Aufbau am Sonntag für eine Messe am Montag unter die Ausnahme fällt, hängt davon ab, ob er tatsächlich nicht am Samstag erledigt werden kann. Im Zweifel klären Sie das mit der zuständigen Aufsichtsbehörde; sie kann auf Antrag verbindlich feststellen, ob eine Beschäftigung nach § 10 zulässig ist (§ 13 Abs. 3 Nr. 1 ArbZG).

Welche Abweichungen möglich sind

Das Gesetz lässt Abweichungen zu, aber an Voraussetzungen geknüpft. Die folgende Übersicht ist bewusst allgemein gehalten; ob eine Ausnahme für Ihren Betrieb greift, sollte im Einzelfall geprüft werden.

• Tarifvertrag (§ 7 ArbZG): Ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf seiner Grundlage kann u. a. die Ruhezeit um bis zu zwei Stunden kürzen, wenn die Art der Arbeit es erfordert und ein Ausgleich festgelegt wird, oder die Arbeitszeit über zehn Stunden verlängern, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst anfällt. Dann gilt eine Obergrenze von 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt von zwölf Monaten. Nicht tarifgebundene Arbeitgeber können solche Regeln im Geltungsbereich des Tarifvertrags übernehmen (§ 7 Abs. 3).
• Behördliche Bewilligung (§ 15 ArbZG): Die Aufsichtsbehörde kann u. a. für Bau- und Montagestellen sowie für Saison- und Kampagnebetriebe (mit Ausgleich) längere tägliche Arbeitszeiten bewilligen; die Arbeitszeit darf dann 48 Stunden wöchentlich im Durchschnitt von sechs Monaten nicht überschreiten. Die Bewilligung muss vor dem Einsatz beantragt werden.
• Notfälle und außergewöhnliche Fälle (§ 14 ArbZG): Gemeint sind vorübergehende Arbeiten in Situationen, die unabhängig vom Willen der Betroffenen eintreten und deren Folgen nicht anders zu beseitigen sind. Ein knapp kalkulierter Aufbau oder eine planbare Saisonspitze ist in der Regel kein solcher Fall. Daneben erlaubt § 14 Abs. 2 Nr. 1 ArbZG Abweichungen, wenn wenige Arbeitnehmer vorübergehend Arbeiten erledigen müssen, deren Nichterledigung das Ergebnis gefährden oder einen unverhältnismäßigen Schaden verursachen würde. Auch das setzt voraus, dass der Engpass nicht vorhersehbar war und sich nicht anders lösen ließ.

So verhindern Sie Verstöße in der Einsatzplanung

Die meisten Verstöße entstehen nicht aus Absicht, sondern weil Disposition und Zeiterfassung getrennt laufen: Der Disponent sieht den Plan, nicht die tatsächlichen Zeiten vom Vortag. Diese Punkte helfen:

• Schichten inklusive Laden und Fahrt planen, nicht nur die Zeit am Veranstaltungsort.
• Puffer für Überziehungen beim Abbau einplanen; ein Abbau dauert selten kürzer als geplant.
• Ruhezeit beim Zuweisen prüfen: Wann endet der letzte Einsatz der Person tatsächlich?
• Für lange Produktionen getrennte Aufbau- und Abbau-Crews oder versetzte Schichten einsetzen.
• Wochenstunden und Ausgleichszeitraum je Person im Blick behalten, besonders in der Saison.
• Sonntage zählen und Ersatzruhetage fest einplanen, nicht nachträglich suchen.
• Weitere Beschäftigungen von Aushilfen erfragen und berücksichtigen.
• Ist-Zeiten zeitnah mit dem Plan abgleichen und Abweichungen in die nächste Planung übernehmen.

Häufige Fragen

Quellen

1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Gesamttext
2. § 5 ArbZG – Ruhezeit
3. § 7 ArbZG – Abweichende Regelungen
4. § 10 ArbZG – Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
5. § 11 ArbZG – Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung
6. § 14 ArbZG – Außergewöhnliche Fälle
7. § 15 ArbZG – Bewilligungen, Ermächtigungen
8. § 18 ArbZG – Nichtanwendung des Gesetzes
9. Richtlinie 2003/88/EG (Arbeitszeitrichtlinie)

Stand: Oktober 2026. Die Angaben sind sorgfältig recherchiert, aber ohne Gewähr. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder Ihre Steuerberatung.