E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: was Vermieter und Eventdienstleister wissen müssen

Die Fristen im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Nach unserem Kenntnisstand (Oktober 2026) ist keine Verschiebung der Termine beschlossen. Wirtschaftsverbände wie der ZDH fordern eine Verschiebung der Stufe 2027 auf 2028; ein Gesetzgebungsverfahren dazu gibt es bislang nicht.

Maßgeblich ist das Datum der Leistung: Die Übergangsregel für 2026 gilt nur für Leistungen bis 31.12.2026, deren Rechnung auch bis dahin übermittelt wird. Wer Leistungen aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, sollte die Formfrage mit dem Steuerberater klären.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Alles andere, also Papier, PDF, Word-Dokument oder Foto, ist eine „sonstige Rechnung“.

Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil sie nicht der EN 16931 entsprechen. Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil führend; Abweichungen zwischen PDF und XML sollten ausgeschlossen sein. Andere strukturierte Formate, etwa EDI-Verfahren, sind zulässig, wenn die Beteiligten sie vereinbaren und die Angaben in ein normkonformes Format überführt werden können.

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind ebenfalls ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können.
• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Wer an Privatpersonen vermietet, kann dort weiter PDF oder Papier nutzen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa die Vermietung von Grundstücken ohne Option zur Steuerpflicht, fallen nicht unter die Pflicht. Die Vermietung beweglicher Sachen wie Technik, Maschinen oder Mobiliar ist dagegen in der Regel steuerpflichtig. Wird zur Steuerpflicht optiert oder enthält eine Rechnung auch steuerpflichtige Leistungen, gilt die E-Rechnungspflicht für die gesamte Rechnung.
• Leistungen an Kunden im Ausland sind nicht erfasst, weil die Pflicht nur zwischen im Inland ansässigen Unternehmen gilt.

Besonderheiten im Vermiet- und Eventgeschäft

Die Pflicht gilt für jede Rechnung an einen inländischen Geschäftskunden. Im Vermiet- und Veranstaltungsgeschäft sind das typischerweise:

• Mietrechnungen für Equipment, auch kurzfristige Tages- und Wochenendmieten.
• Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen bei größeren Produktionen.
• Rechnungen über Personal, Transport, Auf- und Abbau als Dienstleistung.
• Nachberechnungen für verspätete Rückgabe (Nutzungsentschädigung). Schadensersatz für Beschädigung oder Verlust ist in der Regel nicht umsatzsteuerbar und damit keine Rechnung im Sinne des UStG; die Einordnung sollte mit dem Steuerberater geklärt werden.
• Rechnungskorrekturen und Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (Abrechnung durch den Kunden): Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Kaufmännische Gutschriften, etwa für Rabatte, sind dagegen meist keine Rechnung.
• Eingangsrechnungen für Zumiete und Fremdleistungen: Diese müssen Sie seit 2025 als E-Rechnung empfangen, lesbar machen und im Original archivieren können.

Wer Rechnungen bisher aus Textverarbeitung oder Tabellen heraus schreibt, braucht spätestens zum Stichtag ein Programm, das EN-16931-konforme Daten erzeugt. Die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, etwa Leistungszeitraum, Steuersatz und Entgelt, müssen dabei im XML stehen, nicht nur im sichtbaren PDF.

Empfang, Prüfung und Archivierung

Für den Empfang genügt nach dem BMF ein E-Mail-Postfach; es muss nicht eigens dafür eingerichtet werden. Damit ist es aber nicht getan: Die XML-Datei muss lesbar gemacht, geprüft, gebucht und archiviert werden.

• Archiviert wird die E-Rechnung im Originalformat, mindestens der strukturierte XML-Teil, unversehrt und maschinell auswertbar; für die Buchführung gelten zusätzlich die GoBD.
• Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO), beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO beachten).
• Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Ein Formatfehler führt dazu, dass keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung vorliegt.

E-Rechnung und DATEV

Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. Für Ausgangsrechnungen bedeutet das zwei Wege: Die E-Rechnung geht an den Kunden, und die Buchungsdaten gehen als Buchungsstapel an den Steuerberater. Für Eingangsrechnungen sollte geklärt sein, ob Belege im eigenen System oder in der Kanzleisoftware ankommen und wo die XML-Datei archiviert wird. Doppelte Archivierung ist unschädlich, fehlende nicht.

Checkliste für die Umstellung

• Vorjahresumsatz prüfen: Liegt er über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027.
• Rechnungsarten erfassen: Miete, Dienstleistung, Anzahlung, Schlussrechnung, Gutschrift, Nachberechnung.
• Kunden einteilen: Geschäftskunden im Inland, Privatkunden, Kunden im Ausland, öffentliche Auftraggeber.
• Format festlegen: ZUGFeRD für Kunden, die lesen wollen, XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
• Stammdaten bereinigen: Anschriften, USt-IdNr., Leitweg-IDs, Bestellnummern der Kunden.
• Empfangsweg einrichten: zentrales Postfach für Eingangsrechnungen und klare Zuständigkeit.
• Archivierung klären: XML im Original, acht Jahre, GoBD-konform.
• Mit dem Steuerberater abstimmen: DATEV-Export, Belegübergabe, Prüfprozess.
• Testrechnungen an ausgewählte Kunden senden, bevor die Pflicht greift.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
2. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
3. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
4. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
5. § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen
6. § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
7. BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
8. BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
9. ZDH: Forderung nach Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028

Stand: Oktober 2026. Die Angaben sind sorgfältig recherchiert, aber ohne Gewähr. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder Ihre Steuerberatung.