Arbeitszeiterfassung bei wechselnden Einsätzen: was heute gilt und was geplant ist

Die Rechtslage heute: Erfassen ist bereits Pflicht

Ausgangspunkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt: Sie ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung. Arbeitgeber müssen danach ein System einführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden.

Wie erfasst wird, lässt das geltende Recht offen. Nach dem BAG haben Arbeitgeber einen Spielraum bei der Form und können dabei Besonderheiten des Tätigkeitsbereichs und die Größe des Unternehmens berücksichtigen. Papier, Tabelle oder App sind derzeit grundsätzlich zulässig, solange das System die Anforderungen des EuGH erfüllt. Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er bei der Ausgestaltung mit.

Welche Aufzeichnungspflichten nebeneinander gelten

Neben der allgemeinen Pflicht bestehen ältere, speziellere Aufzeichnungspflichten. Für Betriebe mit Aushilfen und Projektpersonal überschneiden sie sich häufig.

§ 17 MiLoG gilt für geringfügig Beschäftigte (ausgenommen Minijobs in Privathaushalten) und für alle Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu gehören unter anderem das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe sowie Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, außerdem u. a. das Gaststätten-, Schausteller- und Wach- und Sicherheitsgewerbe. Bei Arbeitnehmerüberlassung in diese Bereiche trifft die Pflicht den Entleiher. Ob Ihr Betrieb erfasst ist, hängt von der tatsächlichen Tätigkeit ab, nicht vom Namen der Branche.

Was bei Events und Außeneinsätzen als Arbeitszeit zählt

Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Bei wechselnden Einsätzen sind die Grenzfälle entscheidend. Die folgende Übersicht zeigt die arbeitsschutzrechtliche Tendenz; ob eine Zeit auch zu vergüten ist, richtet sich nach Vertrag und Tarif und kann abweichen.

Praktisch heißt das: Wenn die Crew um 6 Uhr im Lager lädt, um 8 Uhr am Veranstaltungsort aufbaut und nach dem Abbau zurückfährt, beginnt die Arbeitszeit um 6 Uhr und endet mit dem Abstellen des Fahrzeugs. Wer nur Aufbau und Abbau stempelt, erfasst zu wenig und riskiert, Höchstarbeitszeiten unbemerkt zu überschreiten.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet. Auf die Erfassung verzichtet er nach der Rechtsprechung des BAG nicht: Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer aufgezeichnet werden, die Beschäftigten können das selbst übernehmen.

Der Koalitionsvertrag von 2025 kündigt an, Vertrauensarbeitszeit solle „ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie“ möglich bleiben. Wie das mit dem EuGH-Urteil vereinbar sein soll, ist offen. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht nach Berichten der Fachpresse vor, dass Vertrauensarbeitszeit zulässig bleibt, der Arbeitgeber aber sicherstellen muss, dass Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erkennbar werden.

Stand der Reform im Oktober 2026

Die Koalition aus CDU/CSU und SPD hat 2025 vereinbart, die Pflicht zur elektronischen Erfassung „unbürokratisch“ zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorzusehen. Zugleich soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit ermöglicht werden.

Im Juni 2026 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Referentenentwurf vorgelegt (Entwurfsfassung vom 16. Juni 2026, am 18. Juni 2026 öffentlich bekannt geworden und in die Verbändeanhörung gegeben). Der Entwurfstext ist nicht amtlich veröffentlicht; nach übereinstimmenden Berichten von Fachpresse und Verbänden sieht er vor:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung.
• Die Erfassung kann auf Beschäftigte oder Dritte übertragen werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten müssen aufzeichnen, aber nicht elektronisch.
• Gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Form: ein Jahr, zwei Jahre für Betriebe unter 250 und fünf Jahre für Betriebe unter 50 Beschäftigten.
• Tarifvertragsparteien sollen eine wöchentliche statt einer werktäglichen Höchstarbeitszeit vereinbaren können; ohne Tarifbindung bliebe es beim bisherigen Rahmen.

Praktische Umsetzung bei wechselnden Einsatzorten

Wer heute ein System einführt, sollte es so wählen, dass es auch die absehbaren Anforderungen erfüllt: taggleich, elektronisch, nachvollziehbar. Für Crews, die selten im Büro sind, haben sich diese Punkte bewährt:

• Erfassung dort, wo gearbeitet wird: Stempeluhr auf dem Smartphone statt Zettel, der Tage später abgetippt wird.
• Offline-Fähigkeit: In Hallen, Kellern und auf Freiflächen fehlt oft der Empfang. Die Buchung muss lokal gespeichert und später übertragen werden.
• Bezug zum Einsatz: Jede Zeit gehört zu einem Auftrag oder einer Schicht. Das erleichtert Prüfung, Abrechnung und Nachkalkulation.
• Pausen getrennt erfassen: Nur so lässt sich § 4 ArbZG (30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden) nachweisen.
• Korrekturen nachvollziehbar: Wer hat wann was geändert und warum. Die ursprüngliche Buchung sollte erhalten bleiben.
• Freigabe durch Disposition oder Projektleitung, möglichst zeitnah, solange sich alle noch an den Einsatz erinnern.
• Plan und Ist vergleichen: Abweichungen zur geplanten Schicht sind der häufigste Hinweis auf Ruhezeit- oder Höchstarbeitszeitverstöße.
• Aufbewahrung festlegen: mindestens zwei Jahre, wo ArbZG oder MiLoG greifen. Für die allgemeine Pflicht fehlt eine gesetzliche Frist; zwei Jahre sind ein naheliegender Mindestwert.
• Datenschutz und Mitbestimmung klären: Standortdaten nur, wenn sie erforderlich sind und offen kommuniziert werden; bei technischen Erfassungssystemen hat ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Häufige Fragen

Quellen

1. EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO)
2. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
3. Arbeitsschutzgesetz, § 3
4. Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
5. Mindestlohngesetz, § 17
6. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, § 2a
7. EuGH, Urteil vom 10.09.2015, C-266/14 (Tyco)
8. Handwerksblatt: Neues Arbeitszeitgesetz – das steht drin (Referentenentwurf vom 18.06.2026)
9. Osborne Clarke: Was der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 für die HR-Praxis bedeutet
10. Der Paritätische: Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes

Stand: Oktober 2026. Die Angaben sind sorgfältig recherchiert, aber ohne Gewähr. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder Ihre Steuerberatung.