Praxisbeispiel
Ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung
Wie arbeiten die Module von nice2CU in einem echten Ablauf zusammen? Wir zeigen es an einem Auftrag eines Veranstaltungstechnik-Dienstleisters: von der E-Mail des Kunden über Material, Personal und Lager bis zur E-Rechnung und zum Export für die Buchhaltung.
AI-Inbox
Die Kundenmail ist schon ausgewertet, wenn die Disposition sie öffnet
Melanie Kurz von Tecnovia bittet per E-Mail um zwei zusätzliche Funkmikrofone, einen Beamer und ein weiteres Headset für die laufende Händlertagung. Die AI-Inbox ordnet die Mail dem Kunden und dem bestehenden Vorgang #10 zu, prüft die Verfügbarkeit der angefragten Geräte im Zeitraum und schlägt konkrete Positionen vor. Was nicht als Artikel angelegt ist, etwa die Leinwand, markiert sie zur manuellen Ergänzung.
Auftragsabwicklung
Ein Klick auf „Genehmigen“, und die Positionen stehen im Vorgang
Die Disponentin prüft die Vorschläge und genehmigt sie einzeln oder als Kette. Die Positionen landen im bestehenden Vorgang, in dem Kunde, Rechnungsempfänger, Veranstaltungsort, Kontakt vor Ort und Termine bereits hinterlegt sind. Von hier aus führen Material- und Personaldisposition direkt weiter.
Materialdisposition
Die freie Menge je Tag ist sichtbar, bevor gebucht wird
In der Materialdisposition sieht die Disposition für jeden Artikel, wie viel an welchem Tag frei ist und welche Aufträge den Bestand belegen, auch die Händlertagung selbst. Engpässe und Überbuchungen fallen im Zeitverlauf auf. Fehlt etwas, legt die Disposition direkt aus der Verfügbarkeit eine Fremdanmietung (Zumiete) beim Lieferanten an, die im selben Vorgang mitläuft.
Personaldisposition
Die Crew wird nach Qualifikation geplant, Ruhezeiten im Blick
In der Personaldisposition des Vorgangs ist das Personal nach Qualifikation gegliedert, etwa Lichttechnik oder Tontechnik; freie Mitarbeiter stehen dort neben den Festangestellten. Ein Hinweis meldet zwei Ruhezeit-Verletzungen (mindestens 11 Stunden), bevor der Plan steht. Offene Schichten sind gezählt und lassen sich per Klick besetzen oder als Anfrage an das Personal senden.
Mobile App
Die Techniker sehen ihre Einsätze in der App und bewerben sich auf offene Schichten
Lukas Wagner aus der Lichttechnik findet die drei gebuchten Tage der Händlertagung in seiner App. Auf offene Schichten anderer Aufträge bewirbt er sich per Fingertipp; die Disposition sieht die Bewerbung sofort und bestätigt sie. Planänderungen kommen als Push-Benachrichtigung aufs Telefon statt über eine Telefonkette.
Lager & Logistik
Im Lager prüft der Scanner jede Ausgabe gegen den Auftrag
Aus der Disposition entsteht der Pickauftrag. Das Lager weist die Geräte per Barcode zu, am Arbeitsplatz oder mit dem Scanner-Modus der App; Soll und Ist stehen je Position daneben. Falsche Artikel oder Mengen fallen beim Scannen auf. Der Lieferschein mit Ankreuzfeldern für Pack- und Rückgabekontrolle kommt als PDF aus demselben Vorgang.
Personalverwaltung
Vor Ort stempelt die Crew in der App, die Zeiten gehen zur Freigabe
Am Veranstaltungstag zeigt die App Lukas Wagner auf der Übersicht seine Schicht bei der Tecnovia Händlertagung am 06.10. von 09:00 bis 19:00; mit „Einstempeln“ beginnt die Zeiterfassung. Pausen werden ebenso in der App erfasst, ohne Netz wird gespeichert und später synchronisiert. Die Zeiten erscheinen im HR-Hub zur Genehmigung und stehen danach für Arbeitszeitkonto und Abrechnung bereit.
Lager & Prüfungen
Bei der Rückgabe fallen Fehlteile und fällige Prüfungen auf
Nach dem Abbau wird die Rücknahme gegen die Packliste geprüft: Was fehlt oder defekt ist, wird sofort erfasst und nachverfolgt. Prüfpflichten wie DGUV V3 sind am Gerät hinterlegt; fällige Prüfungen erscheinen in einer eigenen Übersicht, und nice2CU warnt, bevor ein Gerät mit fälliger Prüfung wieder ausgegeben wird.
Faktura & Buchhaltung
Die Rechnung entsteht aus dem Vorgang, die Buchhaltung bekommt den Export
Positionen, Zusatzbestellungen und geleistete Stunden stehen bereits im Vorgang, die Rechnung übernimmt sie. Sie geht als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format an den Kunden: ein PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten; Fälligkeit und Zahlstatus bleiben in der Liste der Ausgangsrechnungen sichtbar. Für die Buchhaltung exportiert nice2CU die Buchungsdaten als CSV-Datei im DATEV-Format; auf Wunsch gehen die Rechnungs-PDFs zusätzlich automatisch per E-Mail an eine hinterlegte Adresse, etwa die Ihrer Kanzlei.
Ergebnis
Was dieser Ablauf spart
Ein Datensatz trägt den Auftrag durch alle Abteilungen. Wie viel Zeit das in Ihrem Betrieb ausmacht, hängt von Ihren Abläufen ab; die Art der Entlastung ist in jedem Schritt dieselbe.
- Keine doppelte Erfassung
- Die Anfrage wird einmal zum Vorgang; Material, Personal, Lager und Rechnung arbeiten mit denselben Positionen.
- Keine Telefonkette
- Einsätze, offene Schichten und Bewerbungen laufen über die App, die Rückmeldung steht direkt in der Planung.
- Weniger Papier im Lager
- Ausgabe und Rücknahme werden gegen den Auftrag gescannt, Fehlteile werden erfasst statt notiert.
- Konflikte vor der Buchung
- Engpässe beim Material und Ruhezeit-Verletzungen beim Personal zeigt nice2CU, bevor zugesagt wird.
- Prüfpflichten nicht im Ordner
- Fällige DGUV-V3-Prüfungen erscheinen von selbst und werden vor der nächsten Ausgabe gemeldet.
- Kurzer Weg zur Buchhaltung
- Rechnung als E-Rechnung aus dem Vorgang, Buchungsdaten als DATEV-Export statt abgetippt.
Welche Systeme nice2CU dabei anbindet, von E-Rechnung und DATEV bis zur Mobile App, zeigt die Übersicht Schnittstellen
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