Allgemeine Geschäftsbedingungen

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung der Software „nice2CU“ und zugehöriger Leistungen zwischen dem Anbieter und seinen Kunden.

(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(3) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in Kenntnis solcher Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringt.

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die ERP-/Dispositionssoftware „nice2CU“ in ihrer jeweils aktuellen Version zur Nutzung über das Internet bereit (Software-as-a-Service). Die Software wird in einer kundenindividuellen Instanz in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

(2) Der Funktionsumfang, die gebuchten Module und die Anzahl der Nutzer ergeben sich aus dem individuellen Angebot des Anbieters und der dort referenzierten Leistungsbeschreibung. Diese Dokumente gehen diesen AGB im Fall von Widersprüchen vor.

(3) Übergabepunkt für die Leistungen des Anbieters ist der Routerausgang des Rechenzentrums, in dem die Instanz des Kunden betrieben wird. Die Verbindung des Kunden zum Internet, die Aufrechterhaltung der Netzverbindung sowie die Beschaffung und Bereitstellung der auf Kundenseite erforderlichen Hard- und Software sind nicht Gegenstand dieses Vertrags.

(4) Der Anbieter erbringt darüber hinaus vereinbarte Zusatzleistungen (z. B. Datenmigration, Einrichtung, Schulung) nach Maßgabe des individuellen Angebots; solche Leistungen sind Dienst- bzw. Werkleistungen und keine mietvertragliche Bereitstellung.

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Der Vertrag kommt durch Annahme des individuellen, in Textform übermittelten Angebots des Anbieters durch den Kunden zustande, spätestens jedoch durch Bereitstellung der Produktivinstanz und deren Nutzung durch den Kunden. § 4 Abs. 2 bleibt unberührt; die Nutzung einer Testinstanz begründet keinen kostenpflichtigen Vertrag.

(2) Angebote des Anbieters sind, sofern dort nicht anders angegeben, 30 Tage ab Angebotsdatum gültig.

(1) Der Anbieter kann dem Kunden vor Vertragsschluss eine kostenlose Testinstanz zur Verfügung stellen. Die Testphase beträgt 30 Tage, sofern der Anbieter in der Bereitstellungs-E-Mail nicht ausdrücklich eine längere Dauer einräumt.

(2) Die Testphase endet automatisch mit Ablauf der Testdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt ausschließlich durch aktive Annahme eines Angebots nach § 3 zustande — niemals automatisch. Der Anbieter weist den Kunden in der Regel vor Ablauf der Testphase auf deren Ende hin.

(3) Die Testinstanz wird ohne Verfügbarkeitszusage und ohne Anspruch auf Support („wie besehen“) bereitgestellt. Für die Testphase haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie in den in § 10 Abs. 1 genannten Fällen.

(4) In der Testinstanz gespeicherte Daten werden 30 Tage nach Ablauf der Testphase unwiderruflich gelöscht, sofern kein kostenpflichtiger Vertrag geschlossen wird. Auf Wunsch übernimmt der Anbieter die Daten in die Produktivinstanz. Für die Testphase gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 11 Abs. 2) als vereinbart; der Kunde akzeptiert ihn zusammen mit diesen AGB bei der Anforderung der Testinstanz.

(5) Hinweis nach Art. 31 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act): Für die zeitlich begrenzte Testphase gelten die Pflichten aus Kapitel VI des Data Act nicht. Der Anbieter stellt dem Kunden die in der Testinstanz gespeicherten Daten auf Wunsch dennoch freiwillig in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit.

(1) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel (Kalenderjahr; im ersten und letzten Vertragsjahr anteilig), gemessen am Übergabepunkt (§ 2 Abs. 3). „Verfügbarkeit“ ist die Möglichkeit, die wesentlichen Funktionen der Software zu nutzen. Ein „Ausfall“ liegt vor, wenn die Software am Übergabepunkt nicht oder nur mit wesentlichen Funktionseinschränkungen nutzbar ist.

(2) Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben außer Betracht: (a) angekündigte Wartungsfenster von insgesamt höchstens acht Stunden je Kalendermonat (in der Regel werktags zwischen 22:00 und 06:00 Uhr oder am Wochenende; Ankündigung mindestens 48 Stunden vorher in Textform oder in der Software); darüber hinausgehende Wartungszeiten gelten als Ausfall, (b) Ausfälle aufgrund höherer Gewalt oder anderer vom Anbieter nicht zu vertretender Ursachen, insbesondere Störungen von Telekommunikationsnetzen außerhalb des Übergabepunkts, sowie (c) Ausfälle, die der Kunde oder seine Nutzer zu vertreten haben.

(3) Störungsmeldungen nimmt der Anbieter per E-Mail an team@nice2cu.ai, telefonisch sowie über den Feedback-Dialog in der Software entgegen. Servicezeit sind Montag bis Freitag, jeweils 9:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen sowie der 24. und 31. Dezember. Bei betriebsverhindernden Störungen (Instanz nicht nutzbar) beginnt der Anbieter innerhalb von vier Stunden der Servicezeit nach Meldung mit der Bearbeitung; Meldungen außerhalb der Servicezeit gelten als zu Beginn der nächsten Servicezeit eingegangen. Sonstige Störungen werden in angemessener Frist bearbeitet.

(4) Updates und Weiterentwicklungen der Software sind Bestandteil der Bereitstellung. Der Anbieter darf die Software fortentwickeln, soweit der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird.

(1) Der Kunde wird insbesondere:

• die für die Nutzung erforderlichen technischen Voraussetzungen auf eigene Kosten schaffen (aktueller Browser, Internetzugang);
• Zugangsdaten und Authentifizierungsmittel geheim halten, vor dem Zugriff Dritter schützen und den Anbieter bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich informieren;
• einen fachkundigen Ansprechpartner benennen, der für vertragsbezogene Entscheidungen erreichbar ist;
• keine rechtswidrigen oder Rechte Dritter verletzenden Inhalte in der Software speichern oder über sie verbreiten;
• von ihm exportierte oder außerhalb der Software gehaltene Daten eigenverantwortlich sichern;
• Störungen unverzüglich und nachvollziehbar melden.

(2) Verletzt der Kunde rechtswidrig Pflichten nach Abs. 1 und wird der Anbieter deshalb von Dritten in Anspruch genommen, stellt der Kunde den Anbieter von diesen Ansprüchen einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung frei, soweit der Kunde die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Software für eigene betriebliche Zwecke im vereinbarten Umfang (Module, Nutzerzahl) über das Internet zu nutzen. Eine Überlassung des Quellcodes erfolgt nicht.

(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur eigenständigen Nutzung zur Verfügung zu stellen; die Nutzung durch Mitarbeiter des Kunden sowie durch Endkunden im Rahmen dafür vorgesehener Funktionen (z. B. Webshop) ist zulässig.

(3) An den vom Kunden in der Software gespeicherten Daten stehen dem Anbieter keine Rechte zu, mit Ausnahme des Rechts, diese Daten ausschließlich zur Vertragserfüllung zu vervielfältigen und vorzuhalten (insbesondere für Datensicherungen und Störungsbeseitigung).

(1) Die Vergütung ergibt sich aus dem individuellen Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die laufende Vergütung ist, sofern nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus fällig. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar; sie werden elektronisch übermittelt.

(3) Der Anbieter kann die laufende Vergütung höchstens einmal je Vertragsjahr nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) mit Wirkung frühestens zum Beginn des folgenden Abrechnungszeitraums anpassen, soweit sich seine Kosten für die Leistungserbringung (insbesondere Rechenzentrums-, Personal- und Lizenzkosten) seit der letzten Preisfestsetzung verändert haben. Die Anpassung darf die Kostenveränderung nicht übersteigen; Kostensteigerungen in einem Bereich werden mit Kostensenkungen in anderen Bereichen verrechnet. Sinken die Kosten insgesamt, ist der Anbieter in gleicher Weise zu einer Senkung verpflichtet. Preiserhöhungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Beträgt die Erhöhung mehr als 5 % gegenüber der bisherigen Vergütung, kann der Kunde den Vertrag mit Frist von einem Monat zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung kündigen; auf dieses Recht weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

(4) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben. § 354a HGB bleibt unberührt.

(5) Gerät der Kunde mit einem nicht unerheblichen Teil der Vergütung in Verzug, kann der Anbieter nach vorheriger Ankündigung mit angemessener Frist den Zugang zur Instanz sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist. Die Zahlungspflicht bleibt von der Sperrung unberührt; die Daten des Kunden bleiben erhalten.

(1) Es gilt das Gewährleistungsrecht des Mietvertrags mit folgenden Maßgaben: Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

(2) Maßstab für die Mangelfreiheit ist ausschließlich die Leistungsbeschreibung nach § 2 Abs. 2. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und nachvollziehbar an und unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Analyse.

(3) Eine Minderung der Vergütung wegen eines Mangels setzt voraus, dass der Mangel dem Anbieter angezeigt wurde; § 536c BGB bleibt unberührt.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der Absätze 1 und 2; soweit die Datensicherung vertraglich dem Anbieter obliegt, bleibt seine Haftung hierfür unberührt. Für Daten, die der Kunde außerhalb der Software hält oder exportiert hat, ist die Haftung auf den Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Ansprüche des Kunden wegen Mängeln verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche nach Abs. 1 sowie bei arglistigem Verschweigen eines Mangels; insoweit gelten die gesetzlichen Fristen.

(1) Beide Parteien beachten die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die DSGVO.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters ist unter nice2cu.ai/avv abrufbar und wird Bestandteil des Vertrags.

(3) Die Instanzen des Kunden werden in Rechenzentren in Deutschland betrieben; dort werden die Kundendaten gespeichert. Nutzt der Kunde optionale Funktionen, insbesondere AI-Funktionen (§ 16) oder Push-Benachrichtigungen der Mobile App, werden die dafür erforderlichen Daten an die im Auftragsverarbeitungsvertrag benannten Subauftragsverarbeiter übermittelt, auch in Drittländer. Eine solche Übermittlung findet nur unter den Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO und nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags statt.

(4) Der Anbieter darf pseudonymisierte Nutzungs- und Telemetriedaten (z. B. aufgerufene Funktionen, Fehler- und Leistungsdaten, ohne Inhalte der Kundendaten) erheben und auswerten, um den Betrieb und die Sicherheit der Software sicherzustellen und sie weiterzuentwickeln. Insoweit ist der Anbieter selbst Verantwortlicher; er setzt dafür Dienstleister mit Datenverarbeitung in der EU ein. Einzelheiten und Widerspruchsmöglichkeiten enthalten die Datenschutzhinweise in der Software.

(1) Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG sowie sonstige als vertraulich gekennzeichnete Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung.

(2) Die Pflichten nach Abs. 1 bestehen für die Dauer des Vertrags und drei Jahre nach dessen Beendigung fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

(1) Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten ab Bereitstellung der Produktivinstanz und verlängert sich danach jeweils um weitere zwölf Monate, sofern er nicht mit einer Frist von zwei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird. Abweichende Laufzeiten können im individuellen Angebot vereinbart werden.

(2) Unberührt bleibt das Recht des Kunden, nach Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) mit einer Frist von zwei Monaten den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder die Löschung seiner Daten einzuleiten; der Vertrag endet dann nach Maßgabe von § 14.

(3) Endet der Vertrag nach Abs. 2 vor Ablauf der vereinbarten Mindest- oder Verlängerungslaufzeit, kann der Anbieter eine verhältnismäßige Gebühr für die vorzeitige Beendigung verlangen. Sie beträgt höchstens die Vergütung, die bis zum regulären Laufzeitende angefallen wäre, abzüglich ersparter Aufwendungen. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ein geringerer Betrag angemessen ist. Wechselentgelte erhebt der Anbieter nicht (§ 14 Abs. 2).

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Vergütung für zwei aufeinanderfolgende Abrechnungszeiträume in Verzug ist.

(5) Kündigungen bedürfen der Textform.

(1) Der Kunde kann seine in der Software gespeicherten Daten jederzeit während der Vertragslaufzeit sowie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportieren bzw. vom Anbieter bereitgestellt erhalten. Exportierbar sind alle vom Kunden eingebrachten Daten sowie die in der Software erzeugten Bewegungsdaten (insbesondere Stammdaten, Vorgänge, Buchungen, Dokumente); eine Übersicht der Datenkategorien, Strukturen und Formate stellt der Anbieter auf Anfrage und in der Produktdokumentation bereit.

(2) Bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter oder auf eigene IKT-Infrastruktur unterstützt der Anbieter den Kunden nach Maßgabe der Art. 23 ff. Data Act. Der Übergangszeitraum beträgt höchstens 30 Kalendertage ab Ende der Kündigungsfrist. Ist die Umstellung innerhalb dieser Frist technisch nicht durchführbar, teilt der Anbieter dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen mit und benennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten (Art. 25 Abs. 4 Data Act). Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmalig um einen ihm angemessen erscheinenden Zeitraum verlängern (Art. 25 Abs. 5 Data Act); die vertraglichen Leistungen und die Vergütung laufen in diesem Zeitraum fort. Für den Wechsel und die Unterstützung dabei erhebt der Anbieter keine Wechselentgelte (Art. 29 Data Act).

(3) Nach Ablauf der Exportfrist gemäß Abs. 1 bzw. nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels löscht der Anbieter alle Daten des Kunden unwiderruflich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung wird dem Kunden auf Wunsch bestätigt.

(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund einer Änderung der Gesetzeslage oder Rechtsprechung, aufgrund technischer oder sicherheitsrelevanter Erfordernisse oder zur Abbildung neuer, den Kunden nicht benachteiligender Funktionen erforderlich ist. Änderungen der Hauptleistungspflichten oder der Vergütung sind auf diesem Weg ausgeschlossen; hierfür bedarf es einer ausdrücklichen Vereinbarung (für Preisanpassungen gilt § 8 Abs. 3).

(2) Der Anbieter kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform an und hebt die Änderungen dabei deutlich hervor. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten AGB ab diesem Zeitpunkt; auf diese Rechtsfolge weist der Anbieter in der Ankündigung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, gilt der Vertrag unverändert fort; der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall ordentlich kündigen. Dem Kunden steht ab Zugang der Ankündigung bis zum Wirksamwerden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens zu.

(1) Die Software enthält optionale AI-Funktionen (z. B. AI-Inbox, AI-Assistent, AI-Datenimport, Dokument-Extraktion), die auf Sprachmodellen Dritter beruhen. Jede AI-Funktion ist einzeln aktivier- und abschaltbar; welche Daten und Aktionen einer AI-Funktion zugänglich sind, steuert der Kunde über Einstellungen, Rollen und Berechtigungen.

(2) Ergebnisse der AI-Funktionen (z. B. Zuordnungen, Vorschläge, Textentwürfe, extrahierte Daten) werden automatisiert erzeugt und können unvollständig oder unzutreffend sein. Sie sind Vorschläge. Geschuldet ist die Bereitstellung der AI-Funktionen entsprechend der Leistungsbeschreibung, nicht ein bestimmtes inhaltliches Ergebnis im Einzelfall. Der Kunde prüft Ergebnisse vor ihrer Verwendung, insbesondere bevor sie an Dritte weitergegeben oder wirtschaftlich oder rechtlich erheblichen Entscheidungen zugrunde gelegt werden.

(3) Aktiviert der Kunde Funktionen, die Vorschläge ohne vorherige Einzelbestätigung ausführen (z. B. „Ohne Rückfragen ausführen“), geschieht dies in seiner Verantwortung. Der Kunde legt fest, welche Nutzer und Funktionen solche Aktionen auslösen dürfen.

(4) Zur Erzeugung der Ergebnisse werden Eingaben und die erforderlichen Kontextdaten an die im Auftragsverarbeitungsvertrag benannten Subauftragsverarbeiter übermittelt (§ 11 Abs. 3). Der Anbieter stellt vertraglich sicher, dass diese Daten nicht zum Training von Modellen verwendet werden. Der Anbieter darf die eingesetzten Sprachmodelle und deren Anbieter wechseln, soweit der vereinbarte Funktionsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird und das im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelte Verfahren für Subauftragsverarbeiter eingehalten ist.

(5) Setzt der Kunde AI-Funktionen gegenüber Dritten ein (z. B. beim Versand automatisiert erstellter Nachrichten), ist er für die Einhaltung der ihn als Betreiber treffenden Pflichten verantwortlich, insbesondere aus der Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act).

(6) Die Haftung des Anbieters richtet sich nach § 10; § 10 Abs. 1 bleibt von den Absätzen 2 und 3 unberührt.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Aachen, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Änderung dieses Textformerfordernisses. Individuelle Vertragsabreden (§ 305b BGB) haben Vorrang.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.